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行政做好这些,老板再也不用担心公司装修了

2018-08-16 18:04:33   责任编辑:深圳尚泰装饰    0

提到公司装修,很多行政星人都会瞬间感到头皮发麻......为什么别人家的公司装修井井有条,看起来很轻松?为什么别的公司装修很少差错?公司办公室装修本身就是一件可大可小的工程事件。

大型企业装修时行政部门一般会设有基建工程部,中小企业CEO往往也会亲自参与把控装修项目。作为大多数行政人都会参与的职业经历之一,办公室装修做的怎么样?对各个环节熟不熟悉?能不能处理好突发事件,都是工作能力的重要体现。

1、公司装修项目启动期,要做哪些准备工作?

装修项目启动前,行政部需要充分了解公司管理层与各部门对新办公环境的期待和需求。收集企业需求,成立项目组,主要成员有:行政、IT、财务、采购、法务等,并同步确认小组成员各自分工。项目小组成员接受任务后,需第一时间制定项目进度计划,各节点需确认责任人;

选装修公司及供应商,办公室装修离不开装修公司的参与,其中在装修工作开始阶段,根据公司装修情况,行政需要同步筛选第三方项目管理团队、设计公司、造价顾问公司、施工承包方、装修保洁、绿植、消防报审等服务供应商。一定要与物业公司做好充分沟通,将物业管理要求细节确认仔细,以便在供应商招标过程中提前告知;

全程采购管理,如果不是全包,装修工作会涉及大量的采购工作,一般情况下需要单独组采购team,并且申请财务支持通道,确定项目采购规则与审核付款流程,保持效率节奏。

2、公司装修项目中期,要注意避免哪些坑?

无论做了多万全的准备,项目开工之后,还是会出现一些无法预料的突发事件,这些坑各具特色,以下是业内最受瞩目的一些坑:

1)强电弱电:装修时,一定要评估办公室配套设施的强电弱电电压交付现状是否满足自己的需要,强电改造线路成本根据实际办公楼状况而定,可大可小。

2)消防申报与验收:办公室装修的消防申报与验收标准的报审流程、注意事项、消防验收,只要有一个环节出了问题,都将延迟项目时间。目前相对有效率的解决办法是一般是当地有资质的装修公司或物业、第三方消防工程公司代办。

除了这些影响较大的“坑”,在装修中期还容易出现,资金结算不到位,延迟项目施工的情况,如若行政在此期间可以提前发现问题,预警项目延期,可以有效保障项目如期进行哦~

温馨提示:若项目下工作大部分在如期进行中,那么只要按流程正常跟进即可;若项目时间过半,项目下任务完成率仍较低,各成员负责任务大多都未完成,此时就要及时介入,提前了解障碍点,尽早搞定!

3、公司装修项目后期,行政需要做些什么?

在办公室装修后期,验收和入驻是最后一关。

1)验收:前期的装修质量要通过合同进行锁定,项目经理在明确项目目标的基础上,提前与装修分包商就合同执行时易出现争执的条款进行沟通和细化,通过合同条款将项目工期、质量、成本、验收等内容进行明确与锁定,保障项目执行时有据可依。

2)入驻:工程结束后,通过多种方式进行空气治理确保最优空气质量,开始搬迁准备工作,服务人员应做好与各部门的内部沟通,确保顺利搬迁。有经验的行政都知道,搬迁意味着有一大批旧家具将闲置,如果能充分利用原有家具,便可节约一定程度的开支。

公司办公室装修对于企业来说是一次大成本的投入。老板一定会实时关注,项目执行的进展,此时我们的行政负责人,只需按期更新项目进度,向boss定期汇报即可,除此之外,因项目下的信息全公开,不仅成员可以互相了解彼此的工作进度,boss也可以查看到所有工作情况。行政做好这些,老板再也不用担心公司装修了。行政MM通过专业的项目管理能力+得力的工具管控预警可能出现的问题,规避风险,有效应对项目实施过程中的突发事件,使得公司装修按期、保质、保量完成,不仅是一次亮眼的企业绩效,也是职业生涯中重要经验。


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